Si votre coomune doit participer à une opération d’investissement dont la maîtrise d’ouvrage est assurée par un bailleur social (dans la cadre de l’ORU par exemple), il convient de s’assurer de vos droits et devoirs en lien avec votre participation financière. C’est le but de la convention ci-après.
CONVENTION
ENTRE
La Ville de xxxxxxxxxx, représentée par xxxxxxxxxxxxxx, Maire, d’une part
Et, xxxxxx
ci-après dénommé le bénéficiaire, d’autre part,
VU
la délibération du Conseil Municipal de la Ville de xxxxxxxx en date du yyyyyy, rendue exécutoire le zzzzzzz,
la demande de financement présentée par le bénéficiaire,
il est convenu ce qui suit :
Préambule :
Le bénéficiaire dispose d’un correspondant unique qui est le service responsable suivant :
Service de la Ville responsable du suivi du dossier
Article 1 - Objet
Le bénéficiaire s’engage à réaliser l’opération suivante :
nom de l’opération
Le contenu de l’opération visée au présent article et les modalités de mise en oeuvre sont décrites dans les annexes techniques et financières jointes (précisant l’objectif, le coût de l’opération, devis estimatif et descriptif, le plan de financement, le calendrier des réalisations) qui constituent avec le présent document les pièces contractuelles de la convention.
Article 2 - Durée et modalité d’exécution
L’opération doit être effectuée avant date de signature + 1 an. En cas de nécessité justifiée par le bénéficiaire, notamment quand l’opération fait l’objet d’une procédure judiciaire ou d’un recours administratif ayant des effets suspensifs et à condition que le projet ne soit pas dénaturé, une prorogation pourra être accordée par un avenant qui devra être signé avant l’expiration du délai initial.
La convention prend effet à partir de sa notification au bénéficiaire et prend fin le date de signature + 5 ans.
Le bénéficiaire dispose d’un délai de trois (3) mois à compter de la date de notification de la convention pour attester du démarrage des travaux, notamment par l’envoi de pièces justificatives attestant l’engagement d’une part significative (au moins 10 %) des dépenses prévues pour l’opération (bon de commande, ordre de service ou toute autre pièce équivalente). À l’expiration de ce délai et en cas de non-production de ces pièces, la Ville pourra mettre fin à la présente convention par simple notification. Le bénéficiaire s’engage à informer le service instructeur du commencement de l’exécution de l’opération dans un délai maximum de cinq (5) jours ouvrables.
Article 3 - Dépenses éligibles
Seule la partie Hors Taxes des dépenses peut être éligible.
Seules les dépenses directement liées aux travaux sont éligibles ; notamment, les dépenses liées à l’absence de recettes, temporaire ou définitive, éventuellement entraînée par la réalisation de l’opération, ne sont pas une dépense éligible.
Les dépenses engagées avant date de signature et après date de signature + 1 an ne sont pas éligibles.
Seul le service responsable nommé en préambule est habilité à déterminer si une dépense est ou non directement liée aux travaux.
Article 4 - Montant de l’aide financière
L’aide maximale de la Ville de xxxxxxxxx est d’un montant de xxx €, ce qui correspond à xx % du coût prévisionnel hors taxes.
Ce montant est un maximum prévisionnel, le montant définitif devant être calculé au taux défini ci-dessus, en fonction des dépenses effectivement réalisées et justifiées à la date du date de signature + 1 an.
Si le plan de financement initial venait à être modifié, le bénéficiaire s’engage à en informer le service responsable cité en préambule.
Aucune modification du plan de financement (y compris une modification du coût prévisionnel) ne peut avoir pour conséquence une hausse du montant défini ci-dessus.
En cas de hausse des financements reçus par le bénéficiaire d’autres partenaires financiers, la Ville de xxxxxxxx pourra réduire le montant de l’aide accordée au bénéficiaire d’un montant égal à la moitié de la hausse des financements issus de ces autres partenaires financiers.
Article 5 - Modalités de paiement
Le calendrier des paiements est le suivant :
une avance forfaitaire de cinq (5) % du montant maximum prévisionnel hors taxes des travaux sur justification d’une attestation de commencement d’exécution des travaux ;
des acomptes pouvant aller jusqu’à 80 % du montant maximum prévisionnel hors taxes des travaux sur justification des dépenses effectuées à hauteur de 80 % du coût total toutes taxes comprises des travaux ; le bénéficiaire s’engage à déposer, à l’appui de ses demandes de paiement d’acomptes auprès du service responsable cité en préambule, un état récapitulatif qu’il certifie exact, des travaux et dépenses réalisés conformément au programme retenu, accompagné des pièces justificatives et factures acquittées relatives à l’ensemble de l’opération ;
le solde est calculé dans la limite du montant maximum prévisionnel hors taxes des travaux, déduction faite des avances et acomptes versés, sur production par le bénéficiaire d’un compte-rendu de l’exécution des travaux, de la justification de la totalité des dépenses éligibles avec les copies des factures acquittées et d’un état récapitulatif certifié exact co-signé par le Commissaire aux Comptes du bénéficiaire ; la demande de paiement du solde et les pièces justificatives et copies des factures acquittées doivent être déposée dans les 10 jours ouvrables qui suivent la fin de l’opération.
Le paiement par la Ville de xxxxxxxxxx intervient sous réserve de la disponibilité des crédits, sur justification de la réalisation de l’opération et compte tenu de l’engagement des autres co-financeurs à la date de clôture de la convention. Les paiements sont effectués au compte RIB du bénéficiaire.
L’ordonnateur est le Maire de xxxxxxx. Le comptable assignataire est le Trésorier de xxxxxxxxxxxxxxx.
Article 6 - Contrôle
Le bénéficiaire s’engage à se soumettre à tout contrôle sur pièces et sur place effectué par le service responsable cité en préambule ou par tout agent de la Ville de xxxxxxxxxx désigné par le Directeur Général des Services de la Ville de xxxxxxxxxxx. Le bénéficiaire s’engage à mettre à la disposition du contrôleur tout élément utile à l’exercice du contrôle. Le contrôle pourra être exercé jusqu’à date de signature + 5 ans ; le bénéficiaire s’engage à conserver les pièces justificatives jusqu’à cette date.
Article 7 - Suivi
L’opération sera réalisée selon le plan de financement prévisionnel par année civile et le plan de réalisation annuel joint à la présente convention.
Le bénéficiaire s’engage à informer régulièrement le service instructeur de l’avancement de l’opération. À cet effet, il s’engage à respecter le calendrier annexé à la présente convention relatif à la remontée des factures et autres justificatifs certifiés de dépenses.
En cas de modification du plan de réalisation, le bénéficiaire s’engage à en informer dans les plus brefs délais le service responsable cité en préambule et à lui communiquer les éléments.
Le bénéficiaire s’engage à tenir une comptabilité séparée de l’opération ou à utiliser une codification comptable adéquate.
Article 8 - Reversement - Résiliation
En cas de non-respect des clauses de la présente convention et en particulier, de la non exécution totale ou partielle de l’opération, de la modification du plan de financement ou du programme des travaux sans autorisation préalable, de l’utilisation des fonds non conformes à l’objet de la présente convention ou du refus de se soumettre aux contrôles, de non-respect de la clause de publicité, la Ville de xxxxxxxxxxxx décide de mettre fin à sa participation et exige le remboursement partiel ou total des sommes versées.
Le bénéficiaire qui souhaite abandonner son projet peut demander la résiliation de la convention. Il s’engage à en informer le service responsable cité en préambule pour permettre la clôture de l’opération. Il s’engage dans les deux cas à procéder au reversement des sommes indûment perçues dans les plus brefs délais, au plus tard dans le mois qui suit la réception du titre de recettes émis par la Ville ; en cas de retard, des intérêts de retard seront dus à la Ville de xxxxxxxxxx par le bénéficiaire, au taux de 5% ; ces intérêts n’annulent pas ni ne remplacent les frais de poursuite éventuellement dus au comptable assignataire.
Dans le cas où, dans les cinq (5) ans suivant la réalisation de l’opération, celle-ci connaîtrait une modification importante affectant sa nature ou ses conditions de mise en oeuvre ou procurant un avantage indu au bénéficiaire (augmentation des loyers supérieure de plus de 10 % à la moyenne par exemple) ou à un tiers et résultant soit d’un changement d’affectation sans autorisation écrite du service responsable cité en préambule ou d’un changement dans la propriété de l’objet de la subvention, ou si l’article 9 de la présente convention n’était pas respecté, la Ville de xxxxxxxxxx exigerait le remboursement partiel ou total des sommes versées.
Article 9 - Publicité
Le bénéficiaire s’engage à mener les actions de publicité nécessaires à l’information du public quant à la participation de la Ville de xxxxxxxxx à l’opération.
Par exemple, pour les travaux d’infrastructures, des panneaux d’affichage doivent être érigés sur le site pour toute la durée des travaux, et une plaque commémorative permanente doit être présente à l’endroit le plus passant de l’infrastructure (hall d’entrée par exemple).
Par ailleurs, le logo de la Ville de xxxxxxxxxx devra apparaître sur toutes les publications éditées par le bénéficiaire et évoquant l’opération, que ce soit succinctement ou en détails.
Le bénéficiaire est tenu de présenter les éléments probatoires de cette publicité en cas de contrôle par la Ville de xxxxxxxxx ainsi qu’au moment de la demande de versement de solde.
Article 10 - Litiges
En cas de litige, et à défaut de règlement amiable, le tribunal compétent sera le tribunal administratif de xxxxxxxxxxx.